Optimaliseer de candidate journey in 5 Stappen

De candidate journey omvat alle fasen die een kandidaat doorloopt vanaf het moment dat hij of zij op zoek gaat naar een baan tot en met de onboarding. Bedrijven moeten deze journey goed begrijpen en optimaliseren om kandidaten een prettige ervaring te bieden en zo het beste talent aan te trekken.

In dit artikel bespreken we alle fases van de candidate journey en hoe je deze als bedrijf in vijf stappen kunt verbeteren.

De candidate journey omvat alle contactmomenten die kandidaten hebben met een organisatie, vanaf het zoeken naar een nieuwe baan tot en met de onboarding. Dit traject bestaat uit verschillende fasen waar kandidaten doorheen gaan tijdens hun zoektocht naar een passende vacature en het uiteindelijke sollicitatieproces.

Het traject begint zodra potentiële kandidaten in aanraking komen met een van de touchpoints van jouw organisatie, zoals een vacature op je website of een bericht op sociale media.

Voor bedrijven is het belangrijk om de candidate journey te begrijpen. Met het inzicht in de stappen die kandidaten doorlopen, kun je als bedrijf het recruitmentproces verbeteren en de candidate experience optimaliseren.

Zo kun je niet alleen op wervingstijd en -kosten besparen, maar het helpt ook bij het opbouwen van een sterk werkgeversmerk en het voor langere tijd behouden van personeel.

Een goed doordachte candidate journey voorkomt dat kandidaten voortijdig afhaken en zorgt ervoor dat ze een positieve ervaring hebben, ongeacht de uitkomst van hun sollicitatie.

De candidate journey bestaat uit zeven fasen die samen de ervaring van een kandidaat tijdens de recruitment beschrijven. Deze journey loopt van het eerste contact tot de integratie binnen het bedrijf.

Elke fase heeft zijn eigen kenmerken en doelstellingen die bijdragen aan het succes van het wervingsproces.

Fase 1: Bewustwording

In de fase van bewustwording worden potentiële kandidaten zich bewust van het bedrijf en de openstaande vacature. Dit eerste contactpunt kan op verschillende manieren plaatsvinden, zoals via advertenties op sociale media, vacaturesites, of aanbevelingen van huidige medewerkers.

Als bedrijf wil je in deze fase indruk maken. Dit betekent dat de vacature aantrekkelijk gepresenteerd moet worden, met een duidelijke en overtuigende boodschap over de rol, de verantwoordelijkheden en de voordelen van werken bij het bedrijf.

Het doel van deze fase is om de interesse van de kandidaten te wekken en hen aan te zetten tot verdere verkenning van de mogelijkheden.

Fase 2: Overweging

Na de bewustwording komt de fase van overweging, waarin kandidaten meer willen weten over het bedrijf en de werkcultuur. Als bedrijf wil je er in deze fase voor zorgen dat de website in orde is en dat kandidaten hier meer kunnen vinden over de bedrijfscultuur en werkervaring bij het bedrijf.

Kandidaten willen begrijpen wat het bedrijf uniek maakt en hoe de werkplek eruitziet. Ze willen ook weten of de waarden en cultuur van het bedrijf aansluiten bij hun eigen verwachtingen en voorkeuren.

Het is belangrijk om transparant te zijn en relevante informatie te bieden die de kandidaat helpt een weloverwogen beslissing te maken om al dan niet te solliciteren.

Fase 3: Sollicitatie

Wanneer een kandidaat zich aangesproken voelt door wat het bedrijf te bieden heeft, komt de sollicitatiefase in beeld. In deze fase dienen kandidaten hun sollicitatie in door het invullen van een online formulier, het sturen van een cv en motivatiebrief, of door een sollicitatiegesprek aan te vragen.

Dit is het moment waarop de kandidaat formeel interesse toont in de vacature. Als bedrijf moet je er vanaf nu voor zorgen dat het sollicitatieproces soepel en toegankelijk verloopt. Hierdoor krijgen kandidaten een goede indruk van de organisatie en kan het proces professioneel worden afgehandeld.

Fase 4: Selectie

De fase van selectie begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen. In deze fase worden kandidaten beoordeeld op basis van hun cv, motivatie en mogelijke eerste gesprekken. Als bedrijf selecteer je in deze fase kandidaten, terwijl je soms ook een kandidaat afwijst.

Het selectieproces kan bestaan uit interviews, assessments of tests om te bepalen welke kandidaten het beste passen bij de functie en de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat het selectieproces eerlijk en transparant is, zodat kandidaten begrijpen waarom ze wel of niet verder worden meegenomen.

Fase 5: Aanbod

Als een kandidaat door de selectie is gekomen wordt er een aanbod gedaan. Als bedrijf moet je ervoor zorgen dat het aanbod minimaal marktconform is en overeenkomt met de informatie uit de vacature.

Dit is een belangrijk moment in de candidate journey, omdat het de kandidaat de kans geeft om het aanbod te evalueren en te beslissen of ze de rol willen accepteren. Het aanbod moet niet alleen concurrerend zijn qua salaris en voordelen, maar ook een duidelijk overzicht geven van de verwachtingen en mogelijkheden die de rol met zich meebrengt.

Fase 6: Aanname

Wanneer de kandidaat het aanbod accepteert wordt de kandidaat aangenomen. In deze fase worden de formele contracten ondertekend en worden de laatste administratieve stappen gezet om de kandidaat officieel aan te nemen.

Als bedrijf begin je nu met het plannen van de onboarding, zoals het regelen van benodigde middelen en voorbereiden van de introductie in het team.

De aanname is een belangrijke fase waarbij zowel de kandidaat als het bedrijf de laatste hand leggen aan de voorbereidingen voor een succesvolle samenwerking.

Fase 7: Onboarding

De laatste fase van de candidate journey is de onboarding. In deze fase wordt de nieuwe medewerker geïntroduceerd in het bedrijf en maakt hij of zij kennis met de cultuur, de teamleden en de dagelijkse werkzaamheden.

Het onboardingsproces kan onder andere bestaan uit trainingen, rondleidingen, kennismaken met de teamleden en uitleg van bedrijfsprocessen en verwachtingen.

Deze fase is belangrijk voor het succes op lange termijn, omdat een goede onboarding de basis legt voor de toekomstige prestaties en betrokkenheid van de nieuwe medewerker binnen het bedrijf. Een gestructureerd en gastvrij onboardingprogramma helpt de nieuwe medewerker om zich snel thuis te voelen en effectief aan de slag te gaan.

Candidate journey mapping is het proces waarbij een organisatie de stappen en ervaringen in kaart brengt die een kandidaat doorloopt. Het gaat hier om alle stappen, dus vanaf het moment dat hij of zij voor het eerst in aanraking komt met het bedrijf tot en met de onboarding.

Bij het maken van een candidate journey map wordt de reis van de kandidaat visueel weergegeven, vaak in de vorm van een gedetailleerde tijdlijn of een diagram.

Door de verschillende fasen van de candidate journey in kaart te brengen, kunnen bedrijven beter inspelen op de behoeften en wensen van kandidaten. Dit resulteert in betere content en communicatie tijdens elke fase van het sollicitatieproces.

De belangrijkste voordelen van candidate journey mapping zijn:

• Goede candidate experience. Je kunt knelpunten en negatieve ervaringen identificeren en aanpakken. Zo zal de tevredenheid van kandidaten worden verbeterd.
• Betere communicatie. Door communicatiebehoeften in beeld te krijgen kun je zorgen voor een betere betrokkenheid van kandidaten.
• Snellere invulling van vacatures. Een gestroomlijnd en kandidaatvriendelijk proces kan de tijd die nodig is om vacatures in te vullen verkorten.
• Employer branding. Een positieve ervaring tijdens de candidate journey draagt bij aan een sterkere reputatie van het bedrijf als werkgever.
• Grotere kandidatenpool. Door iedere kandidaat een goede ervaring te geven, ook als ze worden afgewezen, willen ze voor een andere vacature wellicht nog eens overwegen om voor je te werken

Het verbeteren van de candidate journey kan in vijf stappen worden gedaan. Deze stappen helpen je om het proces dat een potentiële kandidaat doorloopt te versoepelen. Zo kun je kandidaten de beste ervaring geven, hen snel aannemen en direct aan de slag laten gaan. De vijf stappen zijn:

1. Definieer je kandidaatpersona;
2. Breng de fasen van de candidate journey in kaart;
3. Identificeer en analyseer touchpoints;
4. Breng de candidate journey visueel in beeld;
5. Optimaliseer de candidate journey.

Stap 1: Definieer je kandidaatpersona

Het eerste wat je moet doen is het definiëren van je ideale kandidaatpersona. Dit houdt in dat je een gedetailleerd profiel opstelt van het type kandidaten die je wilt aantrekken. Denk aan:

• Demografische kenmerken;
• Werkervaring;
• Vaardigheden;
• Motivaties.

Het begrijpen van deze persona’s helpt je om gerichte wervingsstrategieën te ontwikkelen die aantrekkelijk zijn voor de juiste kandidaten. Het helpt je ook te begrijpen welke content aantrekkelijk is voor de kandidaten die je zoekt. Zo kun je de juiste advertenties, vacatureteksten en mails voor kandidaten maken.

Stap 2: Breng de fasen van de candidate journey in kaart

Vervolgens moet je de verschillende fasen van de candidate journey in kaart brengen. Dit omvat alle stappen die een kandidaat doorloopt, van het eerste contact met je bedrijf tot en met de onboarding. Door deze fasen te identificeren, kun je een overzicht krijgen van de gehele reis en begrijpen waar verbeteringen nodig zijn.

Stap 3: Identificeer en analyseer touchpoints

In deze stap ontdek je waar specifieke touchpoints voorkomen, in welke context, en via welk kanaal. Dezelfde interactie kan op verschillende kanalen plaatsvinden.

Touchpoints zijn de momenten waarop kandidaten interactie hebben met je bedrijf, zoals:

• Het zien van een vacature;
• Het invullen van een sollicitatieformulier;
• Het ontvangen van een uitnodiging voor een interview;
• Persoonlijke ontmoetingen.

Het is belangrijk om gegevens te verzamelen over alle contactpunten, inclusief persoonlijke ontmoetingen, tussen de kandidaat en de organisatie gedurende het hele wervingsproces. Dit zal helpen om inzicht te krijgen in de ervaring van de kandidaat, waarmee je eventuele verbeteringen kunt ontdekken.

Stap 4: Creëer een visuele weergave van de candidate journey

Het visueel in kaart brengen van de candidate journey helpt om een duidelijk overzicht te krijgen van de ervaringen en interacties van kandidaten. Dit kan door middel van een diagram, tijdlijn, of andere visuele hulpmiddelen.

Een visuele representatie maakt het eenvoudiger om patronen te herkennen, knelpunten te identificeren en communicatie binnen het team te verbeteren.

Stap 5: Optimaliseer de candidate journey

De laatste stap is het optimaliseren van de candidate journey. Op basis van de inzichten die je hebt verkregen, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Dit kan inhouden dat je communicatieprocessen verbetert, sollicitatieprocedures vereenvoudigt, of technologieën implementeert die de ervaring voor kandidaten soepeler maken.

Het doel is om een naadloze en positieve ervaring te creëren die kandidaten aantrekt en behoudt.

Door de candidate journey te optimaliseren, kunnen bedrijven niet alleen de candidate experience verbeteren, maar ook hun employer brand versterken en effectievere wervingsstrategieën ontwikkelen.

Het definiëren van een kandidaatpersona, het in kaart brengen van de fasen van de journey, het analyseren van touchpoints en het creëren van een visuele weergave zijn belangrijke stappen in dit proces.

Een goed geoptimaliseerde candidate journey helpt bedrijven om talent aan te trekken en te behouden, wat cruciaal is in een krappe arbeidsmarkt. Door steeds te optimaliseren en feedback van kandidaten te gebruiken, kun je het wervingsproces blijven verbeteren en een positieve candidate experience garanderen.

Bij Forp zijn we gespecialiseerd om een optimaal recruitmentproces te bieden. We staan klaar om organisaties te ondersteunen met onafhankelijk advies. Door alle processen op orde te krijgen kunnen we er samen aan werken om efficiënter nieuw personeel te werven.

Waarom is candidate journey mapping belangrijk?

Candidate journey mapping is belangrijk omdat het helpt bij het identificeren van momenten waarop kandidaten afhaken of besluiten zich aan te sluiten bij een bedrijf en zo de candidate experience verbetert. Dit kan helpen bij het optimaliseren van wervingsprocessen en het aantrekken van getalenteerde kandidaten.

Wat is een kandidaatpersona?

Een kandidaatpersona is een omschrijving van de ideale sollicitant, inclusief al hun kenmerken en behoeften. Dit wordt gedaan om een beter inzicht te krijgen in de doelgroep van het wervingsproces.

Hoe kan ik touchpoints identificeren en analyseren?

Je kunt touchpoints identificeren door alle interactiemomenten tussen de kandidaat en je organisatie, zowel online als offline, te verzamelen en te analyseren.

Welke voordelen biedt een visuele weergave van de candidate journey?

Een visuele weergave biedt voordelen zoals het verduidelijken van rollen, prioriteren van middelen en identificeren van essentiële momenten in de ervaring van de kandidaat. Dit kan helpen bij het verbeteren van het wervingsproces.