Nl 
En 
Ben je klaar met het handmatig doorspitten van CV’s en het bijhouden van sollicitaties in eindeloze Excel-sheets? Dan wordt het tijd om kennis te maken met een ATS-systeem.
In dit artikel leggen we je uit wat een Applicant Tracking System (ATS) precies is en hoe het je hele recruitmentproces kan stroomlijnen. Van het automatisch screenen van CV’s tot het verbeteren van de kandidaatervaring – we nemen je mee in alle mogelijkheden die een modern ATS-systeem te bieden heeft.
Een ATS-systeem is perfect voor organisaties die hun recruitment naar een hoger niveau willen tillen en tijd willen besparen in het wervingsproces.
Wat is een ATS-systeem?
Definitie en basisfunctionaliteiten
Een ATS-systeem, of Applicant Tracking System, is eigenlijk je digitale recruiting assistent. Het is een softwareoplossing die speciaal is ontwikkeld om het hele recruitmentproces te automatiseren en te stroomlijnen.
Denk aan een centrale hub waar alle sollicitaties, CV’s en kandidaatgegevens automatisch worden verzameld, georganiseerd en beoordeeld.
Het systeem neemt je veel handmatig werk uit handen door bijvoorbeeld automatisch CV’s te screenen op relevante werkervaring en vaardigheden.
Het houdt ook bij in welke fase van het sollicitatieproces elke kandidaat zich bevindt. Zo heb je altijd een actueel overzicht van je wervingsactiviteiten.
De belangrijkste voordelen voor organisaties
Het gebruiken van een ATS-systeem brengt je verschillende voordelen.
Allereerst bespaar je enorm veel tijd omdat je niet meer handmatig CV’s hoeft door te nemen of sollicitaties hoeft te administreren. Het systeem doet dit automatisch voor je.
Ook wordt je recruitmentproces een stuk professioneler en consistenter. Alle kandidaten doorlopen dezelfde stappen en krijgen op tijd een reactie. Dit zorgt voor een betere kandidaatervaring en versterkt je employer brand.
Bovendien kun je makkelijk samenwerken met collega’s omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.
Kernfunctionaliteiten van een ATS-systeem
Kandidatenbeheer en CV-screening
Het hart van elk ATS-systeem is het kandidatenbeheer. Zodra iemand solliciteert, wordt alle informatie automatisch opgeslagen in een centrale database. Het systeem kan CV’s analyseren op relevante werkervaring, opleidingen en vaardigheden. Zo zie je in één oogopslag welke kandidaten het beste passen bij je vacature.
Je kunt ook eenvoudig zoeken in je talentpool wanneer er nieuwe vacatures ontstaan. Misschien heb je wel een perfecte kandidaat van een eerdere sollicitatie in je systeem staan. Het ATS houdt ook bij welk contact er is geweest met kandidaten en wat de status is van hun sollicitatie.
Vacaturebeheer en publicatie
Met een ATS-systeem maak je gemakkelijk nieuwe vacatures aan en publiceer je deze met één druk op de knop op verschillende jobboards en je eigen website. Je kunt vacatureteksten opslaan als template en hergebruiken wanneer nodig. Ook kun je zien hoe vacatures presteren en waar de meeste kandidaten vandaan komen.
Het systeem zorgt ervoor dat je vacatures er professioneel uitzien en uniform zijn qua stijl en opmaak. Dit versterkt je employer brand en zorgt voor een consistent beeld naar buiten toe.
Workflow en communicatie
Een groot voordeel van een ATS-systeem is dat het je hele recruitmentproces digitaliseert. Van het moment dat een kandidaat solliciteert tot aan de dag dat hij of zij start, kun je alles volgen en beheren in één systeem. Het systeem stuurt automatisch bevestigingsmails, uitnodigingen voor gesprekken en updates over de status van de sollicitatie.
Je kunt ook eenvoudig gespreksverslagen toevoegen, beoordelingsformulieren delen met collega’s en reminders instellen voor belangrijke acties. Zo voorkom je dat er kandidaten tussen wal en schip vallen en zorg je voor een soepel proces.
De impact van een ATS op je recruitmentproces
Verbeterde candidate journey
Een professioneel recruitmentproces draait niet alleen om het vinden van de juiste kandidaat, maar ook om het bieden van een uitstekende candidate journey. Met een ATS-systeem zorg je ervoor dat kandidaten altijd tijdig een reactie krijgen en weten waar ze aan toe zijn.
Het systeem helpt je om persoonlijke, relevante communicatie te sturen op de juiste momenten. Ook kun je gemakkelijk feedback verzamelen van kandidaten om je proces verder te verbeteren. Dit alles draagt bij aan een positieve kandidaatervaring, wat essentieel is voor je employer brand.
Samenwerking binnen recruitmentteams
Recruitment is vaak teamwerk. Een ATS-systeem maakt het veel makkelijker om samen te werken met collega’s, hiring managers en externe partners. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie en kan direct feedback geven op kandidaten.
Je kunt taken toewijzen, deadlines instellen en zien wie welke acties moet ondernemen. Ook kun je verschillende toegangsrechten instellen, zodat bijvoorbeeld hiring managers alleen de voor hen relevante kandidaten en informatie zien.
Data-gedreven recruitment
Een groot voordeel van een ATS-systeem is dat je beschikt over waardevolle data en inzichten. Je kunt bijvoorbeeld zien:
- Waar je beste kandidaten vandaan komen
- Hoe lang verschillende fases in je proces duren
- Welke vacatures de meeste respons krijgen
- Wat je cost-per-hire is
Met deze informatie kun je je recruitmentproces continu optimaliseren en betere beslissingen nemen over waar je je wervingsinspanningen op richt.
ATS en employer branding
De rol van ATS in je employer brand
Je employer brand speelt een essentiële rol bij het aantrekken van talent. Een professionele en aantrekkelijke uitstraling is hierbij van groot belang.
Een verzorgde en consistente presentatie van je werken-bij pagina en vacatures vormt hiervoor de basis, maar dit bereik je niet met alleen een ATS-systeem.
De impact van je employer brand wordt vooral versterkt door je kandidaatcommunicatie. Met een ATS-systeem kun je snel, persoonlijk en relevant reageren, waarmee je laat zien dat je een professionele organisatie bent die kandidaten waardeert.
Het systeem helpt je om dit kandidaatcontact gestroomlijnd en professioneel te houden, wat direct bijdraagt aan een sterker werkgeversmerk.
Een ATS kiezen en implementeren
Selectiecriteria voor jouw organisatie
Bij het kiezen van een ATS-systeem is het belangrijk om eerst goed na te denken over wat je precies nodig hebt. Enkele belangrijke overwegingen zijn:
- Je huidige en toekomstige recruitmentvolume
- De complexiteit van je wervingsprocessen
- Gewenste integraties met andere systemen
- Je budget
- De gebruiksvriendelijkheid voor verschillende gebruikers
- De beschikbare support en training
Populaire ATS-systemen vergelijken
Er zijn veel verschillende ATS-systemen op de markt, elk met hun eigen sterke punten. Populaire systemen zijn onder andere:
- Workday: Uitgebreide enterprise-oplossing
- Greenhouse: Bekend om gebruiksvriendelijkheid
- Recruitee: Populair bij scale-ups
- OTYS: Nederlandse aanbieder met veel lokale kennis
- Carerix: Met name geschikt voor werving- en selectiebureaus
Tips voor succesvolle implementatie
Een succesvol ATS-project begint met een goede voorbereiding. Zorg dat je:
- Je huidige processen goed in kaart brengt
- Een duidelijk implementatieplan maakt
- Key users aanwijst en goed traint
- In fases implementeert en test
- Regelmatig feedback verzamelt van gebruikers
Wil je meer weten over recruitment process outsourcing (RPO) en hoe een ATS-systeem daarbij kan helpen? Onze experts denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Wat kost een ATS-systeem gemiddeld?
De kosten van een ATS-systeem variëren sterk en zijn afhankelijk van de grootte van je organisatie en de functionaliteiten die je nodig hebt. Kleinere bedrijven kunnen al vanaf enkele tientallen euro’s per maand aan de slag, terwijl uitgebreide enterprise-oplossingen kunnen oplopen tot honderden euro’s per maand.
Hoelang duurt het om een ATS-systeem te implementeren?
De implementatie van een basis ATS-systeem kan binnen enkele dagen tot weken gerealiseerd worden. Voor grotere organisaties met meer complexe processen en integraties moet je rekening houden met een implementatietijd van 1-3 maanden.
Kan een ATS-systeem worden geïntegreerd met onze bestaande HR-software?
De meeste moderne ATS-systemen bieden standaard integratiemogelijkheden met populaire HR-systemen en andere tools zoals LinkedIn Recruiter of Microsoft Office. Check wel vooraf of jouw gewenste integraties mogelijk zijn.
Hoe gebruiksvriendelijk is een ATS-systeem voor recruiters en hiring managers?
Moderne ATS-systemen zijn ontwikkeld met gebruiksvriendelijkheid als prioriteit. Ze hebben meestal een intuïtieve interface en bieden goede ondersteuning en training. Toch is het belangrijk om tijd te investeren in het trainen van je team om het maximale uit het systeem te halen.
Is een ATS-systeem ook geschikt voor kleinere bedrijven?
Absoluut. Er zijn tegenwoordig veel ATS-oplossingen specifiek gericht op het MKB. Deze systemen bieden de belangrijkste functionaliteiten tegen een aantrekkelijk tarief en kunnen meegroeien met je organisatie.
Conclusie
Een ATS-systeem is niet meer weg te denken uit modern recruitment. Het helpt je niet alleen om tijd te besparen en je proces te stroomlijnen, maar draagt ook bij aan een betere kandidaatervaring en sterkere employer brand. Door het automatiseren van repetitieve taken kun jij je focussen op waar het echt om draait: het vinden en aannemen van de beste mensen voor jouw organisatie.
Bij het kiezen van een ATS-systeem is het belangrijk om goed na te denken over wat je nodig hebt en hoe het systeem kan meegroeien met je organisatie. Een goede implementatie en training van je team zijn essentieel om het maximale uit je investering te halen.
Wil je meer weten over hoe je je recruitmentproces kunt optimaliseren met behulp van een ATS-systeem? Of wil je advies over welk systeem het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact op met onze experts. Bij Forp helpen we je graag met het stroomlijnen van je complete recruitmentproces, zodat jij je kunt focussen op groei en succes van je organisatie.
