Wil jij bedrijfsbehoefte, vaardigheden en personeel beter op elkaar afstemmen? Dan komt workforce management om de hoek kijken!

In dit artikel geven we inzicht in effectieve methodes voor het beheren van werknemers en het afstemmen van hun vaardigheden op de bedrijfsbehoeften. Dat is niet alleen belangrijk voor een gezonde, productieve organisatie, maar ook voor je personeel.

Workforce management (WFM) organiseert het personeelsbestand van een organisatie efficiënt door middel van verschillende processen. Het belangrijkste doel is om de capaciteitsvraag en het personeel optimaal op elkaar af te stemmen.

Workforce management zorgt ervoor dat het personeel in lijn is met de behoeften van de organisatie, wat resulteert in een stabiele en efficiënte organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de strategische, tactische en operationele planning van personeel.

Het proces van workforce management is breed en omvat zowel het plannen van werktijden, als het matchen van vaardigheden met de juiste werknemers. Het zorgt dus voor een effectieve inzet van personeel.

De workload wordt vertaald naar een workforce, zowel op korte als op (middel)lange termijn. Door deze aanpak kan workforce management zorgen voor transparantie en voor afstemming tussen verschillende operationele niveaus.

De 3 basisprincipes van workforce management zijn:

1. Het beheren van werknemers en middelen.
2. Het optimaliseren van productiviteit.
3. Het naleven van wetten en voorschriften.

Workforce management is een verzameling processen en technologieën die organisaties helpen om deze taken efficiënt uit te voeren. Het biedt leidinggevenden nieuwe inzichten die ervoor zorgen dat de juiste medewerkers, met de juiste vaardigheden, op de juiste plaats en tijd aanwezig zijn.

Doel van workforce management

Het effectief beheren van een workforce kan leiden tot:

• Een aanzienlijke vermindering van onnodige kosten.
• Een verbetering van de efficiëntie van medewerkers.
• Het beperken van overbezetting en overwerk binnen organisaties.
• Hogere medewerkerstevredenheid.
• Betere klantenservice.

Het implementeren van workforce management heeft het potentieel om een bedrijf een enorme impuls te geven in termen van efficiëntie en productiviteit.

Belang van workforce management

Het implementeren van een effectief systeem voor workforce management heeft tal van voordelen voor een organisatie. Eén daarvan is dat het helpt om een effectief kader te creëren voor planning, voorspelling en budgettering. Dat draagt bij aan een toename van de productiviteit en efficiëntie van het personeel.

Bovendien kan het efficiënt gebruik van werknemers door middel van workforce management leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op lange termijn. Daarnaast resulteert een effectief WFM-systeem in:

• Een lichtere werklast.
• Een verbeterde moraal en tevredenheid van de werknemers.
• Een verbeterde klanttevredenheid dankzij een snellere en efficiëntere klantenservice en hogere klantreviews.

Strategisch workforce management is een essentiële component van een effectieve strategie. Het gaat om het plannen van de workforce op lange termijn, zodat het personeelsbestand afgestemd kan worden op toekomstige behoeften.

Organisaties maken gebruik van workforce forecasting om vaardigheidstekorten, behoeften aan successieplanning en potentiële omzettrends te identificeren.

Het is belangrijk om operationeel en tactisch workforce management te verbinden met de strategie van de organisatie, waaronder strategische planning. Zo kunnen organisaties vroegtijdig inspelen op ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, technologie, politiek en klantbeleving.

Bedrijven die effectieve workforce planning hebben uitgevoerd konden het risico van lagere productiviteit verminderen en het verwachte werkaanbod beter inschatten. Hierdoor hebben ze een toename van 10% in productiviteit gezien en een reductie van 25% in arbeidskosten over een periode van vijf jaar.

Plannen en voorspellen

Nauwkeurige voorspellingen, waaronder theoretische voorspelling, en planning zijn belangrijke sleutelfactoren voor een goede strategie. Met behulp van historische gegevens en statische interpretatie kunnen toekomstige workloads worden voorspeld. Dit resulteert in een overzicht met een verwachte hoeveelheid werk voor een bepaalde periode.

Bedrijven als Google en Amazon maken gebruik van data-analyses en predictieve modellen binnen hun personeelsplanning. Hiermee kunnen ze toekomstige personeelsbehoeften en skill gaps voorspellen en hierop anticiperen.

Vooruitplannen stelt bedrijven in staat om snel te reageren op markttrends, technologische ontwikkelingen en economische veranderingen. Hierdoor blijven ze operationeel veerkrachtig.

Talentmanagement

Een effectieve strategie voor workforce management gaat verder dan alleen planning en voorspelling; het omvat ook talentmanagement. Analuyses en trainingen kunnen worden ingezet om personeelsbronnen af te stemmen op bedrijfsdoelen en te voorzien in de behoefte aan technologische vaardigheden.

De kosten voor het vervangen van werknemers kan oplopen tot 50% tot 250% van het jaarsalaris van de vertrokken werknemer. Dat heeft uiteraard een significante impact op bedrijfsfinanciën. Bedrijven als General Electric en Microsoft hebben workforce management analytics en trainingen ingezet om deze kosten te verminderen en het behoud van werknemers te verhogen.

Workforce management wordt op verschillende manieren toegepast in verschillende industrieën. Het doel is om de productiviteit van werknemers te optimaliseren en aan de specifieke operationele behoeften te voldoen.

Detailhandelsketens kunnen workforce management bijvoorbeeld gebruiken om:

• Verkoopgegevens en klantenverkeerspatronen te analyseren.
• Geoptimaliseerde personeelsbezetting tijdens piek- en daluren te realiseren.
• Verbeterde klantenservice te bieden.
• Gereduceerde arbeidskosten te realiseren.

Roostering en taaktoewijzing

Een van de belangrijkste componenten van workforce management is roostering en taaktoewijzing. Het toewijzen van de juiste taak is essentieel voor het bereiken van een optimale bezetting. Onvoldoende personeel kan namelijk de servicekwaliteit beïnvloeden, terwijl overbezetting tot vermindering van winstgevendheid kan leiden.

Effectief workforce management maakt gebruik van tools die inzicht geven in werkpatronen van teamleden. Daarbij helpt het om te waarborgen dat taken passend gepland en bemand worden. Enkele van deze tools zijn:

• Roosterplanners die functievereisten aanpassen bij de vaardigheden van werknemers.
• Optimalisatie van reisroutes.
• Beheer van werkduur.
• Real-time aanpassingen.
• Planning van de totale teamcapaciteit.

Tijd- en aanwezigheidsregistratie

Een andere cruciale component van workforce management is tijd- en aanwezigheidsregistratie. Nauwkeurige tijdregistratie en het bijhouden van aanwezigheid van personeel zijn cruciaal voor het begrijpen van patronen in aanwezigheid en afwezigheid van werknemers. Dit kan namelijk veel invloed hebben op de economische gezondheid van de organisatie.

Het nauwkeurig bijhouden van werktijd en aanwezigheid is fundamenteel voor de correcte verwerking van lonen en het naleven van arbeidswetgeving. Dit wordt echter bemoeilijkt door handmatige en foutgevoelige methoden.

Geautomatiseerde systemen voor tijd- en aanwezigheidsregistratie kunnen de naleving van arbeidswetten ondersteunen. Daarbij helpen ze bij het beheren van veranderingen in workforce management processen, terwijl er rekening gehouden wordt met de complexiteit van de situatie.

Met de opkomst van nieuwe technologieën wordt de markt voor workforce management technologie steeds groter. Workforce management software verbetert de efficiëntie door gebruik te maken van:

• Historische gegevens en AI voor het effectief opstellen van initiële werkroosters.
• Real-time inzichten en automatisering van het planningssysteem.
• Integratie met loonadministratiesystemen, wat handmatige invoer overbodig maakt en fouten in loonberekeningen vermindert.

Softwareopties

Er zijn vele soorten workforce management software beschikbaar, elk met hun eigen unieke functionaliteiten. Deze software omvat functionaliteiten voor:

• Het volgen van werk.
• Planning.
• Werknemersroostering.
• Voorspelling van arbeidsvraag.
• Het beheren van betaald verlof.

Een voorbeeld van zo’n workforce management software is Dayforce, die geschikt is voor middelgrote bedrijven die behoefte hebben aan een compleet HR-dienstenplatform met nadruk op workforce management.

Integratie met HR-systemen

Een goede integratie tussen workforce management software en de bestaande human resources afdeling en hun systemen is cruciaal voor een efficiënte overdracht en samenwerking van gegevens. Het stelt organisaties in staat om informatie te verzamelen over:

• Werknemersprestaties.
• Aanwezigheid.
• Verloopcijfers.
• Andere belangrijke statistieken.

Deze gegevens zijn essentieel voor effectief personeelsmanagement.

ADP Workforce Now is een voorbeeld van een software die essentiële HR-tools centraliseert in één platform, waardoor HR- en payroll-processen gestroomlijnd worden.

Zoals met elke organisatorische verandering, brengt de implementatie van workforce management ook uitdagingen met zich mee. Een van de meest voorkomende uitdagingen is slechte communicatie tussen medewerkers. Dit kan leiden tot misverstanden, verlaagde productiviteit en zelfs financiële verliezen.

Communicatie en samenwerking

Effectieve communicatie en samenwerking onder teamleden bevorderen het vertrouwen, verbeteren de moraal en houden werknemers betrokken bij hun werk. Een cultuur van sterke teamcommunicatie moedigt werknemers aan om elkaars prestaties te erkennen, wat leidt tot een groter gevoel van verbondenheid en meer betrokkenheid.

Het gebruik van een centraal communicatieplatform draagt goed werkgeverschap uit en kan de samenwerking tussen werknemers bevorderen en hen helpen aan te passen aan nieuwe systemen en procedures.

Verandermanagement

Verandermanagement speelt een cruciale rol bij de implementatie van nieuwe workforce management systemen en procedures. Hindernissen zoals beperkte middelen, verouderde technologie en culturele barrières kunnen de overgang naar nieuwe workforce management systemen en procedures belemmeren.

Met andere woorden, er zijn diverse uitdagingen die het verandermanagement moet overwinnen om succesvol te zijn.

Duidelijke en consistente communicatie is essentieel in verandermanagement om te zorgen dat medewerkers hun nieuwe rollen en taken binnen workforce management begrijpen.

In dit artikel hebben we het belang van Workforce Management (WFM) voor organisaties besproken. We hebben uitgelegd wat het is, waarom het belangrijk is, en hoe het kan leiden tot kostenbesparingen, verbeterde efficiëntie, en tevredenheid van werknemers.

Het implementeren van effectieve workforce management strategieën en -systemen kan een organisatie een enorme impuls geven in termen van efficiëntie en productiviteit. Het biedt leidinggevenden nieuwe inzichten en tools om ervoor te zorgen dat de juiste medewerkers, met de juiste vaardigheden, op de juiste plaats en tijd aanwezig zijn om hun taken uit te voeren.